Op vandaag treedt het nieuwe boek XIX van het Wetboek Economisch Recht getiteld “Minnelijke schulden van de Consument” in werking. Een onderneming zal de implicaties hiervan grosso modo op twee niveaus voelen. Enerzijds dient de onderneming verplicht een kosteloze herinnering te versturen en anderzijds dringt zich mogelijks een aanpassing van de algemene voorwaarden op.
Wanneer is de wet op de invordering van uw onbetaalde facturen van toepassing?
U dient de nieuwe regels in acht te nemen wanneer uw onderneming minnelijk wil aandringen bij een consument tot betaling van haar factuur. U gaat aldus over tot minnelijke invordering: dit betekent dat u niet over een uitvoerbare titel (bijvoorbeeld een vonnis) beschikt.
Vanaf vandaag, 1 september 2023, is de nieuwe regelgeving van toepassing voor nieuwe overeenkomsten of nieuwe schulden.
Vanaf 1 december 2023 wordt de nieuwe regelgeving ook van toepassing op alle onbetaalde schulden en aldus bestaande clausules in reeds gesloten overeenkomsten tussen ondernemingen en consumenten.
Conform zijn met de nieuwe regelgeving? Dat doet u zo:
1) Zorg voor een kosteloze herinnering bij niet-betaling op de vervaldag van de onbetaalde factuur
U bent als onderneming verplicht om de consument te herinneren van de openstaande schuld zonder dat u al kosten, compensatie of interesten mag aanrekenen. Doet u dit niet, dan kunt u ook niet later in een ingebrekestelling meteen kosten aanrekenen.
Aan deze eerste herinnering is een verplichte ‘wachttermijn’ van veertien dagen gekoppeld. Deze termijn kent een beperkt aantal uitzonderingen, onder meer voor KMO’s.
Uw herinnering dient verstuurd te worden op een zogenaamde ‘duurzame drager’, wat uitgebreider is dan enkel een mail of postbrief. Een SMS kan (formeel gezien) ook perfect volstaan!
TIP: verstuur uw kosteloze herinnering per mail, dit omwille van het aanvangspunt van de termijn van veertien dagen. De termijn van veertien kalenderdagen gaat in de eerste kalenderdag na het versturen van een mail. Indien u verstuurt per post, zal het aanvangspunt van de termijn later komen te liggen nl. pas op de derde werkdag na verzending met de post.
2) Houd rekening met de verplichte minimale inhoud van uw kosteloze herinnering
Zorg ervoor dat volgende gegevens zeker vervat zijn in uw herinnering:
- Het verschuldigd saldo in hoofdsom;
- Het bedrag van het schadebeding dat zal worden geëist bij niet-betaling binnen de termijn van veertien kalenderdagen;
- De naam en ondernemingsnummer van uw onderneming in de hoedanigheid van schuldeiser;
- Een korte maar bondige beschrijving van de verrichte dienst /het geleverd goed die die schuld heeft doen ontstaan;
- De datum van opeisbaarheid van de schuld;
- De termijn (van minimaal veertien dagen) waarbinnen de schuld moet terugbetaald worden vooraleer enige kost, interesten of vergoedingen mogen worden gevorderd.
3) Maak uw herinnering traceerbaar
U als onderneming draagt de bewijslast voor het feit dat u deze eerste herinnering hebt verzonden en u aldus de reactie van de consument (minimaal) veertien dagen hebt afgewacht. U moet aldus niet aantonen dat de consument uw herinnering heeft ontvangen, wél dat u deze heeft verstuurd.
TIP: Deze bewijslast kan zeer miniem blijven indien u verkiest om de herinnering per mail te versturen.
4) Zie uw algemene voorwaarden en desgevallende bestaande overeenkomsten na om het maximum aan kosten te kunnen innen!
Het invorderen van een schadebeding en interesten kan enkel indien de bedingen daartoe voorzien zijn in de algemene voorwaarden (1) én voldoen aan de wet (2). Zo neen, maakt u louter aanspraak op wettelijke interesten. Daarbovenop zijn schadebedingen met bedragen die niet overeenkomen met de wettelijke limieten verboden en worden zij als ongeldig beschouwd.
TIP: Focus on your business and let us handle the fine print! Marlex heeft jarenlange ervaring in het opstellen én optimaliseren van algemene voorwaarden. Het up-to-date houden van uw kleine lettertjes vereist maatwerk zowel op het niveau van de heersende wetgeving als uw bedrijf, laat ons dat nu net graag doen…
En wat als de consument nog steeds niet betaalt?
Het is mogelijk dat een consument nalaat om uw herinnering op te volgen.
Als schuldinvorderaar kan Marlex daarna het nodige doen om de consument formeel in gebreke te stellen, ditmaal mét aanrekening van schadebedingen en extra kosten. Ook in deze fase van de minnelijke invordering werden de regels aangescherpt. We adviseren dan ook om te allen tijde een ervaringsdeskundige onder de arm te nemen voor het invorderen van uw onbetaalde B2C-schulden.
Wenst u meer info omtrent een ‘eerste herinnering’ op maat van uw onderneming, een revisie van uw algemene voorwaarden of de regelgeving op zich? Aarzel niet om ons te contacteren via advocatenkantoor@marlex.be.
